De agile transitie

Hoe maak je de overstap naar een agile organisatie?

Je bedrijf wil de transitie maken naar agile werken. Hoe pak je dat aan? Tegenwoordig kun je jezelf als grote moderne organisatie bijna niet meer serieus nemen als je niet overschakelt naar een agile werkwijze. Althans, zo lijkt het. Maar nu de agile manier van werken zo langzamerhand ingeburgerd is in veel bedrijven, is het tijd om de balans op te maken. Wordt een organisatie echt succesvoller en toekomstbestendiger als iedereen ‘wendbaar’ gaat werken? En hoe zorg je er dan voor dat de overgang naar een totaal nieuwe manier van werken soepel verloopt? In dit artikel geven twee agile experts hun visie vanuit hun ervaringen uit de praktijk.

Wanneer is agile werken een oplossing?

“Laat ik helder zijn: de agile way of working is echt niet voor alle organisaties ideaal,” stelt Won van Kalsbeek, agile expert bij Brunel en momenteel werkzaam als Scrum Master in twee Scrumteams bij een grote financiële dienstverlener. “Als heel duidelijk is wat je moet leveren en je weet precies hoe je tot het eindproduct komt, dan is een traditionele projectmethodiek waarschijnlijk geschikter dan Scrum.” Denk aan langdurige projecten waarbij het einddoel heel duidelijk is, zoals het bouwen van een brug, waarbij de brug al helemaal ontworpen is volgens een beproefde methode.

Agile werken maakt een creatiever ontwikkelproces mogelijk

Als je echter competitief moet zijn in een wereld waarin je klanten continu vragen om verbetering en innovatie van de producten of diensten die jij levert, dan kan de overgang naar een wendbare organisatie zeker meerwaarde hebben. Ook is de transitie naar agile werken vaak succesvol als er een grote mate van creatief denken vereist is. En het is een heel constructieve manier van werken als er nog onzekerheid is over wat er exact geleverd moet worden. “Het fijne van agile werken is dat je snel kunt bijsturen,” licht Won toe, “omdat je gedurende het ontwikkelproces regelmatig aan je klanten laten zien hoe je eindproduct eruit gaat zien.”

Agile werken versus de traditionele werkwijze: een voorbeeld

Stel, je klant wil een nieuwe state-of-the-art website hebben met de mogelijkheid om online producten te bestellen. Er is nog niet over nagedacht hoe de website eruit moet zien. Met de traditionele aanpak zou je aan het begin uitgebreid bespreken wat de wensen zijn, een gedetailleerd plan van aanpak schrijven en aan de slag gaan. Na twee maanden lever je een eerste concept van de website op. Maar dan blijkt het online verkoopsysteem niet te werken zoals de klant had gehoopt en het design spreekt de klant ook niet aan. Twee maanden hard gewerkt en nu moet je weer terug naar de tekentafel. “Als je in korte sprints van twee weken een stukje van de website had opgeleverd, zoals bij de Scrum aanpak het geval is, dan had je eerder feedback van de klant ontvangen en daar direct op kunnen anticiperen,” aldus Won. “Want als je scrumt, overleg en test je na elke sprint met klanten en/of stakeholders.”

De agile transitie vraagt om een flinke cultuuromslag

De overgang naar een totaal nieuwe manier van werken gaat uiteraard niet vanzelf. Er is een grote cultuurverandering nodig. “Je moet je goed realiseren wat dat voor je medewerkers betekent,” zegt Won. “Mensen die al tien jaar lang gewend zijn om van een leidinggevende te horen wat ze moeten doen, moeten nu opeens in een team zelfstandig beslissingen nemen over hoe ze hun werk het beste kunnen doen. Of ze waren juist heel erg gewend om hun eigen gang te gaan, en wordt er nu verwacht dat ze intensief samenwerken met de klant. Ik heb letterlijk iemand horen zeggen: ‘ik heb nog nooit contact gehad met de klant, dat wil ik ook niet’. Tja, dan weet je wel dat je niet zomaar even die overstap maakt.” Won laat even een stilte vallen voordat ze vervolgt: “Je moet je ook realiseren wanneer je als bedrijf je hele organisatiestructuur en alle processen gaat veranderen, je van sommige medewerkers afscheid zult moeten nemen. Niet iedereen kan of wil mee in die verandering. Dat stelt je HR-organisatie ook voor een pittig vraagstuk.”

Hoe moet het dan wel?

Als je kijkt naar organisaties die wel de overstap gemaakt hebben naar agile werken, dan zie je hoe lang het duurt voordat die cultuuromslag echt is doorgesijpeld. Mignonne Pietryga, inmiddels al weer vier jaar werkzaam als senior agile coach bij een andere grote financiële instelling, heeft de transitie van dichtbij meegemaakt. “En die transitie is nog steeds in beweging. Dit zal ook niet meer veranderen. Continu veranderen is namelijk de nieuwe standaard in deze wereld,” aldus Mignonne. Iedere veranderdeskundige kan je vertellen dat een nieuwe bedrijfscultuur creëren veel tijd kost en dat nooit precies te voorzien is hoe de medewerkers zich gaan aanpassen. Managers die iedereen even op agile-cursus sturen, medewerkers een andere functienaam geven en dan maar hopen dat het goed komt, komen van een koude kermis thuis. “Een productmanager is niet opeens een Product Owner, ook al lijken de functies in naam op elkaar,” zegt Won, “en toch heb ik zien gebeuren dat traditionele functienamen simpelweg overgezet werden naar agile rollen en dat was het dan. Zo maak je medewerkers natuurlijk niet echt warm voor verandering.” De overgang naar een nieuwe werkwijze moet goed begeleid worden. Onderzoek eerst hoe wendbaar je medewerkers in potentie zijn. Begin dan met een pilot op een afdeling waar de kans van slagen groot is omdat de agile-mentaliteit er in de basis al is. En stimuleer en motiveer je medewerkers op een positieve manier. “Ga niet ontkennen dat veranderen moeilijk is, maar leg uit dat het noodzakelijk is om mee te kunnen bewegen met de veranderende klantbehoefte,” geeft Mignonne aan. Evalueer de pilot na een half jaar. Zijn de medewerkers enthousiast? Maak ze ambassadeur en laat ze andere afdelingen helpen met de agile transitie.

Mignonne Pietryga

Agile coach bij een financiële dienstverlener

“Continu veranderen is de nieuwe standaard.”

Voordelen en valkuilen van een wendbare organisatie

Uiteindelijk vinden zowel Mignonne als Won dat agile werken veel voordelen heeft. “Het is een hele krachtige en plezierige manier van werken. Je ziet snel resultaat, kunt makkelijker bijsturen en het levert meer betrokken en enthousiaste medewerkers en last but not least, veel blijere en tevreden klanten,” licht Mignonne toe. “Maar als agile coach ervaar ik ook dat de focus snel ligt op Scrum als methode en dat dit wordt gezien als dé oplossing voor alle problemen. Het gaat niet alleen om de theoretisch andere werkwijze, medewerkers én managers moeten echt op een andere manier gaan denken. Doing agile is nog niet being agile.” De overstap naar een agile werkwijze alleen maar omdat het een trend is, gaat je organisatie dus niet vanzelfsprekend succesvoller maken.

Conclusie

Eigenlijk is de conclusie dat de verschillende agile manieren van werken niet altijd beter zijn dan traditionele vormen van (project)management. Maar als je snel mee moet kunnen bewegen met de veranderingen in de markt, dan zijn de ‘oude’ methodes vaak niet flexibel genoeg. Agile werken kan je organisatie dus zeker positief veranderen. “De kracht van agile werken stimuleert het lerend vermogen van je organisatie en zorgt voor focus. Het in korte iteraties werken brengt namelijk ook structuur en overzicht,” vat Mignonne samen. Agile werken zorgt juist voor rust in de hectiek en tegelijkertijd stelt het de organisatie toch in staat om direct te kunnen reageren op veranderingen. Ook dwingt het een team tot prioriteiten stellen. Dat geldt niet alleen voor IT-afdelingen, waar de oorsprong ligt van de Scrum aanpak. Denk ook aan een verkoop- of marketingafdeling, of aan stafafdelingen als HR en Finance. Juist bij deze afdelingen kan het heel prettig zijn om beter inzicht te hebben in wat er geleverd moet worden en zorgt het vaak voor een betere samenwerking binnen de teams. Waag je de sprong en ga je over naar een agile organisatie? Investeer dan in een goede begeleiding van je medewerkers en geef als management het goede voorbeeld. “Wees ook niet angstig om iets nieuws te proberen. Geen enkele organisatie wordt er beter van door altijd maar hetzelfde te blijven doen,” besluiten Mignonne en Won eensgezind.

Won van Kalsbeek

Agile specialist en via Brunel gedetacheerd bij diverse opdrachtgevers

"Een productmanager is niet vanzelf een Product Owner."

Zoekt u ondersteuning en advies bij de transitie naar agile werken?

Bij Brunel werken diverse specialisten zoals Won van Kalsbeek, ook op het gebied van agile werken. Zij zijn samen verenigd in het Brunel Agile Guild. Zoekt u een agile coach bij de begeleiding naar de agile transitie of heeft u specialisten nodig die uw agile teams kunnen ondersteunen? Neem dan contact op!

Like it? Share it!