Rik Maes: “Informatiemanagement is nog nooit zo interessant geweest”

Change blokken

Rik Maes, oprichter van de Academy for Information & Management, was gastspreker op de kick-off van de Brunel Informatiemanagement Community. We vroegen hem naar zijn kijk op de positie van informatiemanagement in de maatschappij. Volgens Maes is informatiemanagement een continu leerproces. Mentale mobiliteit is het hoofdkenmerk van iedereen die de informatiegedreven organisatie wil helpen. In de Brunel Informatiemanagement Community helpen we onze specialisten om open te staan voor het ongedachte en onverwachte. Informatiemanagement was nog nooit zo boeiend.

Informatie wordt algemeen erkend als een strategisch ‘asset’ van een organisatie, maar dit inzicht vertalen in daadwerkelijke informatiegedreven verandering en innovatie vergt meer. De dialoog over businessinformatie-ICT staat hierin centraal, met als kernthema de mentale flexibiliteit van alle betrokkenen. Kennis delen, zowel intern als extern met opdrachtgevers en partners, wordt meer en meer een cruciale ‘asset’. Ook een nieuw en productief evenwicht vinden en met elkaar in stand houden tussen enerzijds innovatief en anderzijds beheersmatig denken en werken is een van de belangrijkste opgaven van een organisatie anno nu.

Proactief opereren in een dynamische maatschappij

Niet langer louter de optimalisatie van het interne ICT-gebruik, maar ook de strategische effecten in de relatie met klanten/burgers, netwerkrelaties en de samenleving in het algemeen verdienen de volle aandacht, wil een organisatie haar rol blijven vervullen. Proactief opereren is in een dynamische maatschappij een must; de informatiepositie van de eigen organisatie in relatie tot haar omgeving bepaalt hierbij in toenemende mate haar slagkracht. Het is niet langer voldoende beter dan gisteren te opereren, maar juist integendeel open te staan voor het onverwachte ‘anders’.

In deze (post-)coronatijd is vooruitkijken van nuttig noodzakelijk geworden. Zelfs traditionele manieren van kijken (‘Is onze basis op orde?’) dienen in een nieuw perspectief bekeken te worden: niet meer op orde voor gisteren of vandaag, maar voor het onzekere morgen. De omgeving zit vol ‘zwarte zwanen’, totaal onverwachte gebeurtenissen. Zijn wij resistent voor ‘anders anders’ wordt de hoofdvraag: crisis is permanent! De zwarte zwanen bewijzen: de toekomst ziet er fundamenteel anders uit dan het heden. We kunnen die toekomst niet voorspellen door te extrapoleren. Technologievisionair Peter Hinssen is niet voor niets overgestapt van ‘new normal’ naar ‘never normal’ als zijn motto voor onze tijd.

Ervaringsgericht leren

Als de wereld zo snel verandert, heb je geen tijd om rustig te overwegen wat zal werken: leren doe je in deze tijd vooral ervaringsgericht (dat zie je ook bij de virologen). Best practices uit het verleden bieden geen houvast. Kennis over de nieuwe situatie kan niet worden gereproduceerd, maar dient ter plekke te worden geproduceerd. Voorschrijven in een wereld waar we de antwoorden niet kennen wordt niet geaccepteerd. Leren wordt niet langer ‘leren toepassen’ maar ‘leren uitvinden’ en in de eerste plaats ‘afleren’. Dat doe je samen door te proberen en te falen. Leren in organisaties is ervaringsgericht en relationeel: betekenis wordt gecreëerd in de dialoog van elke dag. ‘Communities of practice’ als de Brunel Informatiemanagement Community zijn niet langer ‘nice to have’, maar van levensbelang wil een organisatie zich handhaven.

Tegelijk is ook ICT en zijn voortbrenging aan snelle verandering onderhevig. Fenomenen als de cloud, agile/scrum, business analytics, smart, artificial intelligence veranderen het ICT-landschap en de governance erover in zeer sterke mate. Dit botst steeds meer met de traditionele, ingenieursachtige benadering van ICT uit het (recente) verleden, niet in het minst in de geesten van mensen. ICT is niet langer te managen als een kostenplaats, maar als een businessversneller.

De positie van informatiemanagement

Informatiemanagement zit geklemd tussen snel veranderende werkelijkheden; als discipline en als organisatieonderdeel heeft informatiemanagement het in veel organisaties moeilijk om haar eigen positie duidelijk te maken en te (be)vestigen. Informatiemanagers en informatieprofessionals in het algemeen worden gauw als tussenschakels gezien en bijgevolg geconfronteerd met verschijnselen als:

  • een discrepantie tussen de externe verwachtingen, ambities en strategie van de organisatie enerzijds en de gepercipieerde kwaliteit van hun interne ICT anderzijds;
  • volatiele business- en ICT-omgevingen, zonder daar direct vat op te krijgen;
  • tegelijk functioneren informatieprofessionals in de spagaat tussen beheersing en vernieuwing: nieuwe werkwijzen (bijvoorbeeld in de ICT) botsen tegen gevestigde rituelen, wetten en voorschriften;
  • het imago van informatiemanagement is niet altijd even positief;
  • informatieprofessionals vallen in de relatie vraag/aanbod als het ware tussen hamer en aambeeld en hebben aan beide kanten moeite om zich waar te maken; door zich als tussenpartij op te stellen dragen ze zelf bij aan deze onduidelijkheid;
  • ICT is niet de ‘business driver’ en ‘change agent’ die iedereen voorspiegelt en informatiemanagement wordt, net als ICT, links en rechts voorbijgestoken door ad hoc oplossingen die niet passen in het bedrijfsbrede geheel;
  • de governance structuur m.b.t. informatie en ICT is onduidelijk, de positie van informatiemanagement zo mogelijk nog meer;
    de wensen van de afdelingen/diensten en de randvoorwaarden van de ICT-afdeling sporen niet en informatiemanagers kunnen niemand tevredenstellen;
  • elke afdeling heeft haar eigen geschiedenis en dus gevoeligheden m.b.t. informatie en ICT, dus ook haar eigen invulling van informatiemanagement.

Een continu leerproces

Een en ander vergt van organisaties, die op dit gebied adviseren en in ruimere zin diensten aanbieden, flexibiliteit en misschien wel een ommekeer in opstelling en denken: eerder dan met een digitale transformatie worden ze geconfronteerd met een noodzakelijke, maar moeilijk te realiseren mentale transformatie. Mentale mobiliteit is misschien wel hét hoofdkenmerk van iedereen die de informatiegedreven organisatie anno nu wil (helpen) realiseren: informatiemanagement is geen exclusieve zaak van informatiemanagers, maar van allen. Dit vergt nieuwe kaders, aangepaste modellen en tools en een hoge mate van inlevingsvermogen van de informatieprofessional. Informatiemanagement is nog nooit zo noodzakelijk, maar ook zo boeiend geweest als nu.

Willen informatiemanagers deze veelzijdige ambitie waarmaken, dan dienen zij zelf voorop te lopen in het continue leerproces dat ‘never normal’ veronderstelt. Mijn ervaring met leerprocessen van informatieprofessionals wijst aan dat dit niet kan door zich te perfectioneren in meer van hetzelfde, integendeel: openstaan voor het ongedachte en onverwachte is de sleutelattitude. Vruchtbaar gebleken uitgangspunten hierbij zijn:

  • afstappen van het denken in problemen en oplossingen van de ingenieur; de vraagstukken waarmee informatieprofessionals worden geconfronteerd zijn taaie vraagstukken (‘wicked problems’[1]) die enkel door proactief denken en constructief omgaan met dilemma’s kunnen worden aangepakt (en niet ‘opgelost’);
  • omarmen van diversiteit van denken, zowel qua mensen als disciplines; filosofie, architectuur, kunst e.d. kunnen verbredende inzichten (en verbeelding en passie) bijbrengen die noodzakelijk zijn om met de complexiteit van het ‘anders’ om te gaan;
  • professioneel leren combineren met persoonlijke ontwikkeling; vraagstukken samenhangend met digitale transformatie zijn zo veelomvattend en indringend dat ze niet afstandelijk-professioneel maar enkel met persoonlijk engagement en mentale flexibiliteit kunnen worden benaderd (en je bent als informatieprofessional zelf ook onderdeel van het vraagstuk).

Informatiemanagement is nog nooit zo noodzakelijk, maar ook zo boeiend geweest als nu. Wie wil daar niet aan deelnemen?

Maak kennis met Brunels Informatie Management Community