Vijf Zoom-blunders, én hoe je ze kunt voorkomen!

Vijf Zoom-blunders, én hoe je ze kunt voorkomen!

Had jij vóór maart 2020 last van camera shyness? Dikke kans dat de massale intrede van online meetings via Zoom, Skype en Microsoft Teams daar voor eens en voor altijd mee heeft afgerekend. En dat heeft zo z’n impact. Want kon je tijdens fysieke of telefonische vergaderingen nog ongezien op je telefoon of om je heen kijken, bij een online meeting kijken alle aanwezigen met je mee. Al heeft niet iedereen dat altijd in de gaten, wat dan weer voor gênante of lachwekkende situaties zorgt… Als het niet over jezelf gaat, tenminste. Tijd dus om eens even in te zoomen op een vijftal Zoom-blunders. Lees mee, zodat jij van jouw online performance geen Muppet Show maakt!

Je staat niet op mute

Tijdens wat groter opgezette online events zet een moderator de deelnemers vaak meteen op mute, waardoor er steeds één presentator is. Bij informelere settings zie je vaak dat mensen niet in de gaten hebben dat hun microfoon aanstaat. Met alle gevolgen van dien. Denk hierbij aan geluiden van malende koffiemachines, doorspoelende toiletten en het ophalen van de neus. Kan allemaal gebeuren en is best grappig voor een keer, maar let er even op. Zet jezelf standaard op mute, totdat je daadwerkelijk het woord neemt. Kun je de unmute-optie van Zoom niet snel genoeg vinden? Gebruik de spatiebalk; die heeft hetzelfde effect.

Je beseft niet dat de camera aanstaat

We gaven het al aan: tijdens live of telefonische meetings kun je rustig een minuutje wegdromen, snel een mailtje beantwoorden of even opstaan om de kat binnen te laten. En hoe fijn het ook is om te kunnen multitasken, als de webcam aanstaat is het beter om je alleen te focussen op het gesprek. Alles wat je doet is namelijk zichtbaar voor de overige deelnemers. Dat het best lastig is om niet ‘even snel iets tussendoor te doen’, blijkt wel als we onze collega’s continu aan hun haar zien friemelen, om maar wat te noemen. Begrijpelijk, maar niet echt professioneel. Ook als jij deze feedback nog niet hebt gekregen, adviseren wij om hier scherp op te blijven; zéker als de meeting wordt opgenomen.

Je negeert je achtergrond

Tegenwoordig zijn geïmproviseerde thuiskantoren het nieuwe normaal. Dat betekent dat je zomaar een kijkje krijgt in de leefomgeving van je collega’s. En omgekeerd. Kijk dus even goed achterom voordat je joint met je camera, want de rommel die jij niet ziet, zien de andere deelnemers maar al te goed! Ben je verbannen naar de slaapkamer? Maak vooraf je bed op. Zit je aan de keukentafel en wil je huisgenoot even lekker bankhangen? Nu even niet. Geen tijd om op te ruimen? Stel een virtuele achtergrond in. Extra tip: houd het professioneel, want vaak switchen van tropische palmbomen naar zonnige stranden leidt óók af.

Je deelt het verkeerde scherm

De presentatie van je voorganger is voorbij en nu is het jouw beurt om je PowerPoint te delen. Met één druk op de knop toon je…je halfgevulde Bol.com-winkelmandje, een spelletje Patience of nog erger, je mailbox met vertrouwelijke informatie. Awkward! En ook al tover je deze blunder in een handomdraai weer weg, het kwaad is geschied. Mocht je er nog niet van overtuigd zijn dat multitasken tijdens Zoom-meetings niet handig is, dan hopen wij dat jij continu scherp genoeg bent om bij de optie ‘scherm delen’ het juiste venster aan te klikken. Voorkomen is namelijk ook hier beter dan genezen, immers: once you’ve seen it, you can never unsee it!

Je gaat ervan uit dat een ander het regelt

Naast grappige Zoom-blunders zijn er ook bloopers in de categorie ‘plaatsvervangende schaamte’. Bijvoorbeeld bij afscheidsmomenten. Op kantoor wordt er door de manager en/of een naaste collega een mooi woordje gesproken, waarna iedereen nog kan blijven naborrelen. Online valt het na de afscheidsspeech pijnlijk stil, want wie neemt het stokje over? Waarom is dat ene teamlid er niet bij? Wanneer gaan we proosten? Hoezo is het cadeau niet op tijd verstuurd? Zo’n afscheid gun je niemand. Zorg er dus voor dat je alles voor een online afscheidsborrel goed en tijdig regelt en laat niets aan het toeval over. Beter nog: als er een collega in de buurt woont van de vertrekkende medewerker, laat die dan op gepaste afstand een cadeau of bloemen langsbrengen terwijl de rest online meekijkt. Een hybride afscheidsborrel is wat ons betreft echt een aanrader!